Selvitys MTT:n julkaisusarjojen elektronisesta varastoinnista

Tämän selvityksen tarkoitus on esitellä MTT:n julkaisusarjojen toimintamallia ja varastointiperiaatteita nykytilanteessa ja esittää suosituksia julkaisuaineistojen varastoimiseksi tulevaisuudessa. Selvityksessä käydään läpi myös muiden valtion laitosten julkaisuaineistojen arkistointitapoja ja lisäksi selvitetään, voidaanko varastointipalvelua ostaa palvelun tarjoajilta. MTT:n ylijohtajan asettaman julkaisustrategiatyöryhmän esityksen mukaisesti MTT:n julkaisusarjoja uudistettiin vuonna 2002. Tämän uudistuksen myötä julkaisujen tekeminen muuttui teknisesti ja sisällöllisesti. Tekninen muutos vaati uuden työtavan ja -kalujen opettelemisen ja mahdollisti joustavan ja nopean julkaisujen ilmestymisen. Sisällön toimittaminen karsittiin uudistusvaiheessa minimiin, minkä osaltaan arveltiin nopeuttavan julkaisuprosessia. Julkaisuprosessin aikana käsikirjoituksista syntyy edelleen painettuja ja elektronisia julkaisuja. Työryhmä suositteli myös elektronisten muotojen kehittämistä ja se aloitettiin MTT:n julkaisusarjojen elektronisten muotojen pitkäaikaisen varastoinnin selvityksellä. MTT:n julkaisusarjoissa ilmestyvien julkaisujen työtiedostot arkistoidaan nykytilanteessa kattavasti ja arkistointijärjestelmä on toimiva. Kattavaa ja julkaisutiimin tarpeisiin sopivaa arkistointipalvelua ei ole ostettavissa palvelun tarjoajilta eikä muiden valtion laitosten arkistointimenetelmät juuri poikkea MTT:n mallista. Arkistoitavien työtiedostojen määrää tulee kuitenkin karsia ja jatkossa vain lopullinen julkaisutiedosto tallennetaan PDF-muodossa kahdelle eri medialle. Suositeltavat mediat ovat CD-ROM -levyt ja DAT -nauhat. Arkistointijärjestelmä tulee dokumentoida yhdessä IT-tiimin kanssa. Seuraamme pitkäaikaiseen varastointiin liittyvää kehitystä ja odotamme Kansalliskirjaston mahdollisia ohjeita varastointiin liittyvissä asioissa.