Kokonaisvaltaisen suorituskyvyn mittausjärjestelmän rakentaminen elintarvikealan pienyritysten käyttöön. Esitutkimus

Abstract

Tiivistelmä Tutkimuksen päätavoitteena oli rakentaa pieneen elintarvikealalla toimivaan yritykseen sen tarpeita vastaava kokonaisvaltainen suorituskyvyn mittausjärjestelmä. Kokonaisvaltaiset suorituskykymittaristot sisältävät taloudellisten mittareiden lisäksi operatiivisia ja laadulli-sia mittareita liittyen esimerkiksi kasvuun ja kehittymiseen, prosessien tehokkuuteen, osaamiseen, työntekijöiden motivaatioon ja asiakassuhteisiin. Tutkimusongelmana oli, mihin tekijöihin on kiinnitettävä erityistä huomiota kehitettäessä suorituskyvyn mittausjärjestelmää elintarvikealan pienyrityksen käyttöön. Tutkimuksen teoreettinen osio perustuu suorituskyvyn mittaamisen teoriaa, mittaristojen käytännön toteutusta ja pienyrityksiä käsittelevään kirjallisuuteen. Empiirinen osio toteutettiin tapaustutkimuksena hyödyntäen toimintatutki-muksen menetelmää, jossa tutkija osallistuu aktiivisesti tutkittavan kohteen toimintaan. Tässä tutkimuksessa tutkija toimi yhteistyöyrityksen suorituskykymittariston rakentamispro- jektin vetäjänä. Projekti toteutettiin yhteistyössä yrityksen edustajien kanssa. Tutkimuksen konkreettisin tulos on yhteistyöyrityksen kokonaisvaltainen suorituskykymit-taristo, joka koostuu kuudesta kyseisen yrityksen menestymisen kannalta kriittisestä osa-alueesta sekä onnistumista näillä osa-alueilla kuvaavista mittareista tavoitearvoineen. Mittariston osa-alueiksi valittiin talous, kasvu ja kehitys, kumppanuus, toiminnan laatu, henkilöstö ja johtaminen. Prosessi, joka yhteistyöyrityksessä käytiin läpi mittariston aikaansaamiseksi, on myös itsessään tulos. Yhteistyöyrityksen mittaristoprojektissa havaittiin joitakin erityispiirteitä, joiden voidaan olettaa olevan sidoksissa yrityksen pieneen kokoon. Yrityksen toimintaa projektissa leimasivat puutteellinen valmistelu ja kiire. Mittariston rakentamiseen tarvittavien resurssien järjestäminen oli yrityksessä vaikeaa, rutiinitöitä ei suunniteltu uudelleen ajan ja työpanoksen vapauttamiseksi mittaristoprojektia varten. Tämä oli varmasti ainakin osaksi seurausta siitä, että yhteistyöyrityksen johtoa ei saatu sitoutumaan projektiin niin hyvin kuin oli toivottu. Toisaalta yrityksen edustajat halusivat ajoittain tinkimättömästi tehdä mittaristosta toimivan ja täydellisen. Yhteistyöyrityksen edustajien toimialatuntemuk-sesta ja kyvystä ymmärtää yrityksen toiminta kokonaisuutena oli etua ja mittariston johdonmukaisuuteen ja kokonaisvaltaiseen toimivuuteen kiinnitettiin kiitettävästi huomiota. Myös parhaat ideat mittareihin ja tavoitearvoihin tulivat yrityksen edustajilta. Elintarviketoimialan vaikutuksia mittaristoprojektiin ei tässä tutkimuksessa tullut esiin. Pienyritysten mittaristoprojekteissa erityisen huolellinen valmistelu on tarpeen. On varmis-tettava, että yrityksen avainhenkilöt ovat selvillä projektin vaativasta luonteesta ja valmiita sitoutumaan projektiin. Vision ja strategian kirkastamiseen sekä tavoitteiden asetantaan on varattava aikaa. Mittariston laatimisprosessin on tärkeää olla sitouttava. Pienyrityksen resurssien niukkuuden vuoksi laadittavan mittariston on oltava kevyt ja edullinen ylläpitää. Pienyritys voi saada mittaristoprojektista apua myös strategisen johtamisen kehittämiseen

Abstract The main objective of the study was to design and implement a strategic performance measurement system for one small food-processing firm. In addition, the purpose was to explore what issues should specifically be considered when developing and implementing a measurement system for a small food-processing firm. The theoretical part of the study focused on small businesses, theory of performance measurement and implementation of the performance measurement systems. In the literature review, a special attention was paid for specific features of small-scale food production. The study provided a framework for developing a strategic performance measurement system to meet the needs of small food-processing firms. The empirical part of the study was carried out as a case study using action research method. During this study the researcher worked as an architect when designing and implementing a performance measurement system for the case firm. The most concrete result of the study is a strategic performance measurement system de-signed for the case firm. It consists of six dimensions that represent critical success factors of the firm as well measures describing them. Also the whole development process is been described and evaluated. Some features likely in connection with small size of the firm were noticed during the development project. The way the case firm operated during the process was marked by lack of time and preparation. Because routine work was not rearranged while also working on the project, it was hard to find resources for performance measurement project. This is very likely correlative of the fact that managers of case firm were not entirely committed to project. On the other hand, when they really were focused on developing the performance measurement system, they strictly wanted to make the measurement system well functioning and perfect. The managers also knew their own branch very well, which was useful especially when designing measures and goals for the performance measurement system. Also the best ideas considering for example performance measurement methods and goal values were conceived by the representatives of the case firm. Features having to do with food industry specific factors were not discovered during the study. Experiences gained during different phases of the study have raised many aspects to be considered in the development of a strategic performance measurement system for small food processing firm. These aspects include, for example, finding out the state of the firm before starting the project and committing the management of the firm to the project. Because of the limited resources measurement system to be developed will have to simple and easy both to use and to maintain. It is also important to reserve enough time and other resources for defining organization's vision and strategy. Setting goal values for performance measurement system's measures is also one of the most important phases when developing a performance measurement system. Constructing a performance measurement system can also be beneficial tool for small businesses when improving strategic management systems.