Sisällys Arbetskort 1 – Affärsverksamhetens mål och värderingar Arbetskort 2 – Framförhållning och resiliens Arbetskort 3 – Lokaler, infrastruktur och logistik Arbetskort 4 – Produktionsprocesser och egenkontroll Arbetskort 5 – Hantering av personrisker Arbetskort 6 – Hantering av cyber- och informationssäkerhetsrisker Arbetskort 7 – Hantering av miljörisker Arbetskort 8 – Hantering av ekonomiska risker och affärsrisker Arbetskort 9 – Planering och uppföljning av riskhantering Arbetskort 10 – Årsklocka/tidslinje för riskhantering och utveckling Arbetskort 11 – Intern organisering och kontaktuppgifter Arbetskort 12 – De viktigaste intressentgrupperna och deras kontaktuppgifter Arbetskort 13 - Kundkontakter angående beredskap Arbetskort 14 – Organisering av beredskap och riskhantering i företaget Arbetskort 15 – Ledning i krissituationer Arbetskort 16– Kriskommunikation Arbetskort 17 - Uppföljning av beredskap och riskhantering Arbetskort 18 – Tomt arbetskort Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetsboksbilaga: tomma arbetskort Arbetskort 1 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Företagets verksamhetsidé och värderingar: Varför och vad är företaget till för? Vision: Vad vill vårt företag vara i framtiden? Alternativa visioner. Genomförande: Hur ska målen uppnås? Hur återspeglas värderingarna och ansvarsfullheten i strategin? strategiassa? Företagets viktigaste funktioner: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 1 – Affärsverksamhetens mål och värderingar Arbetskort 2 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Framförhållning och resiliens i livsmedelsföretag Ja Nej Kontrollera Mer information om de faktorer som ska bedömas Uppföljning Ansvarig Har ni i företaget funderat över/förutsett vilka förändringar, nya möjligheter eller störningar som kan påverka verksamheten i ert företag? Har ni på något sätt förberett er för dem? Har ni förberett er på överraskande förändringar i efterfrågan (ökning/minskning)? Har ni förberett er på svårigheter i tillgången på produktionsinsatser eller på att priserna på dem stiger? Följer ni det nationella politiska beslutsfattandet till den del det påverkar er egen affärsverksamhet? Är företagets försäkringar aktuella och tillräckligt omfattande med tanke på olika störningar? Är ni på det klara med vilka nätverk som är viktigast för ert företag när det gäller tillgången till information? Har ni flera marknadskanaler som kan skydda verksamheten vid störningar eller förändringar? Satsar ni på produktutveckling och innovationskompetens? Andra faktorer för framförhållning? Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 2 – Framförhållning och resiliens Arbetskort 3 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Hantering av risker som förknippas med livsmedelsföretagets lokaler, infrastruktur och logistik I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Skicket på fastigheternas konstruktioner, lagerutrymmen m.m. Brandskydd Vattensystem, vattenförsörjning och avloppsvattensystem Övrig fastighetsteknik El- och energisystem Gångar i lokalen, gårdsområdet. Logistik, transporter Infrastruktur för telekommunikation Bekämpning av brottsrisker, sabotage och skadegörelse Passerkontroll, lås Infrastrukturen under exceptionella förhållanden och kopplingar till beredskapsplaneringen Övriga risker: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 3 – Lokaler, infrastruktur och logistik Arbetskortt 4 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Produktionsprocesser och egenkontroll I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Kärnprocesser och metoder inom produktionen Hjälpprocesser och metoder Maskiners och anordningars användbarhet i produktionen, bränsle och energi, tryckluft, produktionsnyttigheter Maskinernas och utrustningens skick, underhåll och reservdelar Inköp, transport och mottagning av livsmedelsråvaror, produktionsinsatser och varor Produkters spårbarhet, behandling av återkallelser, matförgiftningar och klagomål Förvaring och lagring av livsmedelsprodukter och förpackningsmaterial Riskhantering vid förbehandling och tillredning av mat Försäljning och servering av livsmedel Rengöring och underhåll av lokaler och utrustning Beaktande av dieter, allergier och intoleranser Personalens hygienkompetens Försörjning och övervakning av hushållsvatten Avfallshantering Bekämpning av skadedjur Provtagningsplan Förvaring av handlingar som gäller egenkontroll Planen för egenkontroll är aktuell och genomförs i praktiken Produktionsprocesserna under exceptionella förhållanden och kopplingar till beredskapsplaneringen. Övriga risker Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 4 – Produktionsprocesser och egenkontroll Arbetskort 5 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Hantering av personrisker I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Arbetssjukdomar, arbetsförmåga Förebyggande av olyckor Bekämpning av bullerrisker Belysning Kemiska och biologiska risker Stress, brådska Fysisk belastning, ergonomi Psykisk belastning (konflikter, stämningen) Mobbning på arbetsplatsen, våld Tillgång till arbetskraft Byte av arbetsplats Personalledning, chefsarbete, anställningsförhållanden, rekrytering, personval Kunskap, introduktion och handledning Säkerhet vid arbetsresor Företagshälsovården Familjeband och generationsväxling Arbetstid och semestrar Personrisker under exceptionella förhållanden, plan för ersättare, vikariearrangemang och kopplingarna till beredskapsplanering Övriga risker: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 5 – Hantering av personrisker Arbetskort 6 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Hantering av cyber- och informationssäkerhetsrisker I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Hantering av produktions- och kunduppgifter Hantering av försäljningsuppgifter Säkerhetskopiering och återställande av uppgifter Dataskydd och virusbekämpning Datasystemens funktion och tillgänglighet, information på nätet/datorn Dataskydds- och cybersäkerhetskompetens hos dem som behandlar data, lösenord Behandling av personuppgifter Uppdateringar av mjukvara Datorutrustnings kompatibilitet med avseende på cybersäkerhet Verksamhet utan internetuppkoppling, strömavbrott, reservkraft, UPS-utrustning Risker för cyber- och informa-tionssäkerheten under excep-tionella förhållanden och kopp-lingen till beredskapsplanering Övriga risker: Övriga risker: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 6 – Hantering av cyber- och informationssäkerhetsrisker Arbetskort 7 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Hantering av miljörisker I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Miljöpåverkan och kraven i lagstiftningen Företagets miljöpolicy och miljöprinciper Planering och organisering av miljöärenden Miljöledning och bevakning av miljöfrågor Miljötillstånd Avfall och avfallshantering Avloppsvatten Problemavfall Luftskydd, klimateffekter, koldioxidavtryck, anpassning till klimatförändringen Hantering, transport och upplagring av kemikalier och farliga ämnen Bekämpning av miljöskador Återvinning, biflöden i produktionen Främjande av användningen av förnybara naturresurser Naturens mångfald Klagomål och sanktioner i miljöärenden Miljörisker under exceptionella förhållanden och kopplingar till beredskapsplaneringen Övriga risker: Övriga risker: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 7 – Hantering av miljörisker Arbetskort 8 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Hantering av ekonomiska risker och affärsrisker I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Produkter, prissättning, försäljning, distributionskanaler Tjänster, prissättning, försäljning, distributionskanaler Marknaden, bevakning Marknadsföring, varumärke, anseende och image Produktionsinsatsernas kostnader, tillgången på dem, inköp, redovisningssystem Finansiering, investeringar Tidtabeller, leveranstider Kundrelationer, reklamationer Konkurrenskraft, konkurrenssituation Kommunikation och interaktion inom och utanför företaget Avtal Försäkringar Lagstiftning, politik Lönsamhet Likviditet Soliditet Verksamhetsidé, vision, mål, strategi Beslutsfattande och företagsledning, förändringshantering Löner Hur ekonomiska faktorer påverkar i exceptionella förhållanden Övriga risker: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 8 – Hantering av ekonomiska risker och affärsrisker Arbetskort 9 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Risk eller följd Aktuell beredskap och situation i livsmedelsföretaget RS Åtgärdsförslag, kostnader och finansiering Åtgärdernas tidsplan och ansvariga Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 9 – Planering och uppföljning av riskhantering Arbetskort 10 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Rutinuppgifter vid riskhantering Bevakning av exceptionella riskfaktorer Övrigt Uppgifter för utveckling av riskhanteringen som ska beaktas i år och under kommande år: Elintarvike RH Työkortti 10 – Riskienhallinnan vuosikellokalenteri/jana Arbetskort 11 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Namn och kontaktuppgifter Kris- och beredskapsgruppen – Roll och uppgifter i företagets beredskapsgrupp Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 11 – Intern organisering och kontaktuppgifter Arbetskort 12 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Organisation Kontaktuppgifter Mer information Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 12 – De viktigaste intressentgrupperna och deras kontaktuppgifter Arbetskort 13 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Kundorganisation Kontaktuppgifter Mer information Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 13 – Kundkontakter angående beredskap Arbetskort 14 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Störning/krissituation Verksamhet Tilläggsuppgifter/kontakter/ kontaktperson Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 14 – Organisering av beredskap och riskhantering i företaget Arbetskort 15 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Ledning i krissituationer I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Krisgruppens ansvariga och kontaktuppgifter fastställda En kontinuitetsplan för krissituationer har upprättats Behovet av utbildning med tanke på krissituationer och störningar har kontrollerats och uppdaterats Krisgruppens verksamhet och hur man gör en lägesbedömning har planerats Dokumentation över krissituationer och insamling av information vid kriser har planerats Övning i beslutsfattande i krissituationer Vem som ansvarar för lägesuppföljningen och en plan för lägesuppföljningen har fastställts. Kommunikationen i en krissituation har fastställts (se informationskort 20) och mallar har beretts Intressentgrupperna och deras kontaktuppgifter har kartlagts Situationsledningen och deras kontaktuppgifter har fastställts Plan för utvärdering i efterhand Övrigt: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 15 – Ledning i krissituationer Arbetskort 16 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Ansvarsgruppen för kriskommunikation, gruppens medlemmar och uppgifter Namn och hemort Kommunikationsuppgifter i en krissituation Arbets- och hemtelefon samt e-post Fastställande av en krissituation Till vem kommunicerar man, målgrupper, tillgång till kontaktuppgifter? Vilka kommunikations-kanaler används? Vad ska man ta hänsyn till i kommunikationen ur företagets synvinkel? Mall på ett krismeddelande 1. Vad har hänt? 2. Var? 3. Vad återstår att ta reda på (vad känner man inte ännu till)? 4. Vilka åtgärder kommer att vidtas? 5. Var kan man be om hjälp, följa situationen eller läsa mer information? 6. Samarbetar man med andra myndigheter och andra aktörer? Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 16 – Kriskommunikation Arbetskort 17 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Beredskapsfaktor I skick Inte i skick Kontrollera Mer information om det som bör ses över och en preliminär tidsplan Uppföljning Ansvarig Affärsverksamhetens mål och strategi Verksamheten är förenlig med lagstiftningen Verksamheten är förenlig med standarderna Bevakning av marknadssituationen Riskfält och sårbarhet Framförhållning i verksamheten och resiliens Lokaler, infrastruktur och logistik Riskhantering och egenkontroll i produktionsprocessen Hantering av personrisker Hantering av cyber- och informationssäkerhetsrisker Hantering av miljörisker Hantering av ekonomiska risker och affärsrisker i livsmedelsföretag Planering och uppföljning av riskhanteringen Organisering av beredskap och riskhantering Ledning i krissituationer Kriskommunikation Uppföljning av livsmedelsföretagets riskhantering och beredskap Övriga risker: Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 17 – Uppföljning av beredskap och riskhantering Arbetskort 18 Företagets namn och FO-nummer Upprättat av, ställning i företaget/grupp Kontaktuppgifter (Adress, e-post, telefon) Uppdaterat Mer information / Fyll i ditt eget arbetskort för riskhantering och beredskap Livsmedelsbranschen – Riskhantering Arbetskort 18 – Checklista av beredskap och riskhantering